Autonomia ed indipendenza dell’Organismo di Vigilanza

Il decreto legislativo 231/2001 prevede (art. 6 co.1-B), come requisito fondamentale per escludere la responsabilità amministrativa dell’ente, che il compito di vigilare sul funzionamento e l'osservanza dei modelli di gestione e di curare il loro aggiornamento sia affidato a un organismo dell'ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo.La giurisprudenza di merito e di legittimità, così come le linee guida di Confindustria e degli ordini professionali, hanno declinato tale principio richiedendo all’ente di dotarsi di un organismo di vigilanza che abbia autonomia operativa e sia indipendente dai vertici aziendali.Il principio dell’autonomia operativa dell’ODV si basa principalmente sulla capacità di tale organismo di poter accedere alle informazioni amministrative e finanziarie dell’ente ottenendo una completa ed esaustiva collaborazione da qualsiasi struttura o articolazione dell’azienda, senza dover ricorrere alla mediazione dei vertici aziendali e prevedendo un sistema sanzionatorio per quei soggetti che omettano di fornire le informazioni richieste o le producano in maniera falsa o parziale allo scopo di ostacolare l’attività di vigilanza.Molto più complessa, invece, risulta la realizzazione di una effettiva indipendenza dei membri dell’ODV rispetto agli organi di gestione dell’ente. Infatti, dato per scontato che la nomina dei componenti dell’ODV è deliberata dai vertici aziendali con piena autonomia e discrezionalità mediate solo dai necessari requisiti di professionalità dei membri designati, si pongono almeno tre ordini di problemi:

1)        i componenti dell’ODV non devono essere in condizione di subordinazione, anche indiretta, nei confronti dei vertici aziendali, potendo, in caso contrario, non essere indipendenti nelle determinazioni e nell’attività di vigilanza.  A tal fine sarà opportuno che essi non rivestano compiti operativi in altre aziende dello stesso gruppo o in aziende in qualche modo collegate, controllate o che controllano quella nella quale svolgono le funzioni di ODV;

2)        i compensi dei membri dell’ODV devono essere predeterminati, meglio se su base pluriennale, legati all’intero mandato e non soggetti ad incentivi o premi discrezionali da parte dei vertici aziendali, potendo solo essere annualmente rivalutati su base contrattuale ad esempio per agganciarli all’aumento del costo della vita;

3)        l’ODV deve essere dotato di autonomia finanziaria, indispensabile per consentire all’ODV le attività di verifica e controllo (ivi compresa la possibilità di nominare consulenti nelle materie tecniche che esulano dalle competenze dei suoi componenti come ad esempio la materia informatica e la cybersicurezza), sia per la prevenzione dei reati in tale settore sia per l’adozione di sistemi automatizzati di verifica e controllo, idonei ad agevolare l’attività dell’ODV. La dotazione finanziaria dell’ODV deve essere stabilita preventivamente, annualmente o per più anni, dagli organi di amministrazione dell’Ente ed è loro rendicontata e documentata a cura dell’ODV secondo modalità e tempi riportati nel regolamento istitutivo; l’ODV può anche chiedere un’integrazione di fondi motivata da specifiche esigenze. 

Secondo quanto indicato in più sentenze e nelle linee guida di Confindustria, il budget messo a disposizione dell’ODV deve essere congruo alle necessità dell’Organismo in relazione alla complessità dell’ente e non può essere di carattere meramente simbolico per non risultare inefficace ed inidoneo a supportare l’attività di controllo.