Il nuovo quadro normativo introdotto dalla Legge di Bilancio 2025
La Legge 30 dicembre 2024, n. 207 (Legge di Bilancio 2025) ha introdotto modifiche sostanziali alla disciplina delle spese di trasferta dei dipendenti attraverso i commi 81-83 dell'articolo 1. Le nuove disposizioni stabiliscono un principio fondamentale: dal 2025, le spese sostenute per le trasferte dei dipendenti sono deducibili per l'impresa e i relativi rimborsi non sono imponibili per il dipendente solo se i pagamenti sono effettuati con mezzi tracciabili.
Questa rivoluzione normativa tocca diversi articoli del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR - DPR 917/1986), introducendo modifiche all'articolo 51 comma 5 per le indennità e rimborsi non imponibili, all'articolo 54 comma 6-ter per i lavoratori autonomi, all'articolo 95 comma 3-bis per la deduzione delle spese aziendali e all'articolo 108 comma 2 per le spese di rappresentanza.
Gli strumenti di pagamento considerati tracciabili sono quelli identificati dall'articolo 23 del DLgs 241/1997 e dall'articolo 1 comma 679 della Legge 160/2019, che includono bonifici bancari e postali, carte di credito e debito, assegni bancari e circolari, e altri metodi di pagamento elettronici.
Distinzione tra trasferte nel territorio comunale e fuori comune
La normativa 2025 introduce una distinzione fondamentale tra le diverse tipologie di trasferte. Per le trasferte all'interno del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro, le indennità o i rimborsi di spese sostenute sono integralmente imponibili per il dipendente, ad eccezione dei rimborsi di trasporto se adeguatamente documentati (ad esempio, ricevute del taxi). È comunque necessaria una documentazione interna che attesti quando il dipendente ha svolto attività fuori dalla sede abituale.
Per le trasferte fuori dal comune, la disciplina si articola in tre modalità di rimborso. L'indennità forfettaria prevede l'esenzione da tasse fino a 46,48 euro al giorno per trasferte in Italia o 77,47 euro al giorno per trasferte all'estero. Oltre queste soglie, le somme eccedenti sono imponibili. Il rimborso misto combina un'indennità con il rimborso specifico di vitto e/o alloggio, riducendo i limiti esenti (ad esempio, a 30,99 euro per trasferte in Italia). Il rimborso analitico, invece, prevede che le spese documentate per vitto, alloggio, trasporto e viaggio non sono imponibili, mentre i rimborsi per altre spese accessorie sono esenti entro un limite giornaliero di 15,49 euro per l'Italia o 25,82 euro per l'estero.
Condizioni specifiche per la deducibilità
I rimborsi analitici e forfettari delle spese di trasferta sono deducibili per il datore di lavoro solo se rispettano il duplice requisito della documentazione e della tracciabilità. Questo significa che non è sufficiente possedere le ricevute o fatture relative alle spese sostenute, ma è indispensabile che i pagamenti siano stati effettuati attraverso strumenti tracciabili.
Una particolarità riguarda le trasferte nel territorio comunale: le spese di vitto e alloggio sono deducibili al 75% del loro importo, anche se pagate in contanti, purché siano adeguatamente documentate.
Questa eccezione rappresenta un'importante differenziazione rispetto al regime generale di tracciabilità.
Regime speciale per i trasporti pubblici di lineaUn'eccezione di particolare rilevanza riguarda i trasporti pubblici di linea, per i quali non è obbligatorio il pagamento con strumenti tracciabili. I biglietti ferroviari, aerei di linea, autobus, tram, metropolitana e altri mezzi pubblici possono essere pagati anche in contanti, mantenendo la deducibilità fiscale purché siano documentati con ricevute o titoli di viaggio validi e risultino inerenti all'attività lavorativa.
Se il datore di lavoro rimborsa al dipendente i costi dei biglietti di trasporto pubblico di linea, questi non concorrono a formare il reddito imponibile del dipendente. L'impresa può dedurre integralmente questi costi, conservando i biglietti originali e la documentazione interna che attesti il motivo del viaggio.
Applicabilità temporale delle nuove disposizioni
Le disposizioni introdotte si applicano dal periodo d'imposta successivo al 31 dicembre 2024. Per le imprese con esercizio coincidente con l'anno solare, l'applicazione inizia dal 2025, con rilevanza nelle dichiarazioni fiscali a partire dal modello Redditi 2026. Questa tempistica consente alle aziende di adeguare i propri sistemi amministrativi e informativi alle nuove esigenze di tracciabilità.
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